업무 메일 효율 10배 높이는 구글 Gemini GEM 실전 가이드

이 글을 통해 얻을 수 있는 것

이번 글에서는 Gemini의 GEM 기능을 활용하여 Gmail 메일 작성을 효율적으로 처리하는 방법을 소개해드립니다. 구체적으로 다음과 같은 작업이 가능합니다.

• 반복 문구 자동 생성: 메일에서 자주 사용하는 인사말, 마무리 문구, 안내 사항 등을 즉시 생성할 수 있는 GEM을 만들 수 있습니다.
• Gmail 직접 연동: 생성한 GEM을 Gmail 작성 화면에서 바로 호출하여, 문구를 생성하고 본문에 삽입할 수 있습니다.
• 맞춤형 소개 문구: 본인의 커리어, 제품, 서비스 정보를 담은 GEM을 활용하여 구체적이고 상세한 메일 본문을 즉시 작성할 수 있습니다.

본 콘텐츠는 AI Ground 공조성 이사(유튜브 똑햄) 영상을 기반으로 작성하였습니다.

들어가며

최근 국내에서도 Gmail을 업무용 또는 개인용 메일로 활용하시는 분들이 많아졌습니다. 특히 구글 워크스페이스를 도입한 기업이나 개인 사업자, 프리랜서 분들에게는 필수적인 도구가 되었죠.

Google의 생성형 AI인 Gemini도 꾸준히 업데이트되면서 이제는 Gmail과의 연계가 매우 매끄러워졌습니다. 특히 Gemini의 맞춤형 챗봇 기능인 GEM을 활용하면, 메일 작성 업무를 훨씬 더 효율적으로 처리할 수 있습니다.

오늘은 GEM을 활용해서 메일 작성 시간을 획기적으로 단축하는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.

작업 전략

오늘 진행할 작업은 크게 두 단계로 구성됩니다. 서로 다른 목적을 가진 GEM 두 개를 생성하고, 이를 실제 메일 작성에 활용해보는 것입니다.

첫 번째 GEM: 반복 문구 생성기

고객 문의를 응대하는 업무라면, 문의 유형별로 답변 템플릿이나 대응 매뉴얼이 정리되어 있는 경우가 많습니다. 예를 들어 "제품 사용법 문의", "환불 요청", "기술 지원 요청" 등 문의 유형에 따라 어떤 내용을 답해야 하는지 가이드가 있죠.

이런 템플릿과 매뉴얼 정보를 GEM에 입력해두면, 고객 문의 내용에 맞는 답변 초안을 자동으로 생성할 수 있습니다. 생성된 초안을 메일 본문에 삽입한 후, 고객의 구체적인 상황에 맞게 일부만 수정하는 방식으로 진행하면 훨씬 효율적인 작업이 가능합니다.

두 번째 GEM: 맞춤형 정보 제공기

본인의 경력, 진행 중인 프로젝트, 제공하는 제품이나 서비스 등 구체적인 정보를 담은 GEM을 만들 수 있습니다. 이를 활용하면 단순한 템플릿이 아닌, 상황에 맞는 구체적이고 상세한 메일 본문을 즉시 생성할 수 있습니다.

참고사항

Gemini와 GEM 기능은 무료로 이용하실 수 있습니다. 다만 Gmail 등 구글 워크스페이스 도구에서 직접 GEM을 호출하는 기능은 유료 구독이 필요합니다. 따라서 이미 구글 워크스페이스를 유료로 사용 중이시거나, 구글 AI 서비스 도입을 고려하고 계신 분들께 특히 유용한 방법입니다.

1단계: 자주 활용하는 메일 문구 생성용 GEM 만들기

GEM 기능 소개

먼저 Google에서 개발한 생성형 AI인 Gemini를 활용해보겠습니다. Gemini에는 ChatGPT의 GPTs와 유사한 맞춤형 챗봇 생성 기능이 있는데, 이것이 바로 GEM입니다. GPTs를 사용해보신 분이라면 매우 익숙하게 느껴지실 겁니다.

GEM 생성하기

Gemini 홈페이지에 접속하여 '메일 문구 생성용 GEM'을 새로 만들어봅니다. GEM을 만들 때는 다음과 같은 요소를 설정할 수 있습니다.

요청 사항(지침, Instructions)

• GEM이 어떤 톤과 스타일로 메일 문구를 생성할지 구체적으로 지시하는 프롬프트를 입력합니다.
• 문의 유형이 5개 이하로 적은 경우라면, 지침에 문의 유형별 답변 초안을 직접 작성해두는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 별도의 파일 업로드 없이도 빠르게 원하는 답변을 얻을 수 있습니다.

지식(참고 파일)

• 문의 유형이 많거나 답변 내용이 복잡한 경우에는 지식 섹션을 활용합니다. 기존에 작성했던 메일 샘플이나 회사 메일 가이드라인 문서를 업로드하면, GEM이 해당 문서를 참고하여 일관된 톤과 형식으로 답변을 생성합니다.

오늘 예시로 작업하는 GEM은 문의 유형이 몇 가지로 정리되어 있어, 요청 사항(지침)에 문의 유형별 메일 초안을 직접 정리하는 방식을 사용했습니다.

예시 프롬프트

# 목표
사용자 요청에 맞춰 사전에 정의된 메일 문구를 출력합니다.

# 절차
1. 사용자가 요청한 과제를 정의한다.
2. '# 답변 모음' 하위 항목 중 앞서 정의한 과제와 가장 적절한 것을 찾는다.
3. 상황에 따라 수신인의 소속, 이름을 적절하게 반영하여 문구를 출력한다.

# 답변 모음

## 특강 문의
{특강 문의 응대 메일 초안}


## 실습 교육 문의
{실습 교육 문의 응대 메일 초안}


## 정보 부족
{정보 부족 응대 메일 초안}

GEM 테스트하기

GEM을 생성했다면 Gemini 환경에서 먼저 테스트해보는 것이 좋습니다. 실제 받은 메일 내용을 입력해보고, GEM이 생성하는 문구가 적절한지 확인해봅니다. 만족스럽지 않다면 지침을 수정하여 원하는 결과가 나올 때까지 조정할 수 있습니다.

Gmail에서 GEM 활용하기

이제 실제 Gmail에서 GEM을 사용해봅시다. 고객으로부터 문의 메일을 받았다고 가정해보겠습니다.

• Gmail에서 답장 또는 새 메일 작성 화면을 엽니다.
• 구글 UI의 우측 상단 Gemini 아이콘을 클릭하여 호출합니다.
• 방금 생성한 '메일 문구 생성용 GEM'을 선택합니다.
• 고객이 문의한 내용을 간단히 입력하면, GEM이 그에 맞는 답변 문구를 생성해줍니다.
• 생성된 문구를 검토한 후 '삽입하기'를 클릭하면 메일 본문에 자동으로 반영됩니다.

구체적인 정보를 담은 GEM의 필요성

첫 번째 GEM이 범용적인 메일 문구를 생성하는 도구였다면, 두 번째 GEM은 여러분만의 고유한 정보를 담은 맞춤형 도구입니다.

본인의 커리어, 진행 중인 프로젝트, 제공하는 제품이나 서비스에 대한 상세한 정보를 GEM에 입력해두면, 이를 기반으로 훨씬 더 구체적이고 전문적인 메일 문구를 생성할 수 있습니다.

실전 예시: 강사 소개 GEM 만들기

예를 들어, 저는 AI 교육 강의를 진행하고 있기 때문에 다음과 같은 정보를 담은 GEM을 만들었습니다.

• 제공하는 강의 커리큘럼과 특징
• 교육 대상 및 추천 수강자
• 진행 방식 및 기간
• 과거 교육 실적 및 수강생 후기
• 강사 경력 및 전문성

이런 정보를 GEM에 입력해두면, 강의 문의 메일에 답변할 때 단순히 "강의 자료 첨부합니다"가 아니라, 문의자의 상황과 니즈에 맞춰 구체적으로 어떤 강의가 적합한지, 기대 효과는 무엇인지 상세하게 설명하는 메일을 즉시 생성할 수 있습니다.

다양한 활용 사례

맞춤형 GEM은 업종과 직무에 따라 다양하게 활용할 수 있습니다.

• 프리랜서: 포트폴리오, 작업 가능 분야, 작업 프로세스 정보를 담아 견적 문의 답변에 활용
• 영업/마케팅 담당자: 제품 스펙, 가격 정책, 차별화 포인트를 담아 고객 문의 응대에 활용
• 채용 담당자: 회사 소개, 채용 포지션 정보, 복지 제도를 담아 지원자 응대에 활용
• 고객 지원팀: 자주 묻는 질문과 답변, 문제 해결 프로세스를 담아 고객 문의 처리에 활용

Gmail에서 맞춤형 GEM 활용하기

사용 방법은 첫 번째 GEM과 동일합니다. Gmail 작성 화면에서 GEMINI 아이콘을 클릭하고, 맞춤형 GEM을 선택한 후 상황에 맞는 요청을 입력하면 됩니다.

예를 들어 "고객 요청사항에 맞춰 4시간 커리큘럼을 제안해주세요"라고 입력하면, GEM에 저장된 강의 정보를 바탕으로 해당 타겟에 최적화된 구체적인 제안 메일을 생성해줍니다.

활용 시 고려사항

간단한 세팅, 강력한 효과

오늘 소개해드린 방법은 제가 실제로 업무에 적극 활용하고 있는 방식입니다. 메일 작성과 소통에 들이는 시간과 심리적 부담을 크게 줄여주었습니다.

세팅 자체는 5분 내외로 매우 간단하지만, 생산성 향상 효과는 상당히 큽니다. 특히 메일 업무가 많으신 분들이라면 투자 대비 효과가 확실한 방법이니 꼭 시도해보시길 권장드립니다.

서식 제한 사항

GEM을 통해 생성한 문구는 기본적인 서식만 지원됩니다. 굵기 조절, 불릿 포인트 정도는 적용되지만, 색상 변경, 표 삽입, 이미지 추가 등의 고급 서식은 직접 작업해야 합니다.

따라서 GEM을 통해 텍스트 초안을 생성한 후, 필요한 서식과 시각 요소는 수동으로 추가하는 방식으로 활용하시면 좋습니다.

완전 자동화는 신중하게

"그렇다면 메일 응답을 AI가 자동으로 보내도록 할 수 있지 않나요?"라는 질문을 자주 받습니다.

기술적으로는 가능합니다. 하지만 몇 가지 이유로 신중한 접근을 권장합니다.

• 복잡한 튜닝 작업: 모든 상황에 적절하게 대응하도록 AI를 튜닝하는 작업은 생각보다 시간이 오래 걸립니다.
• 예외 상황 대응: 예상하지 못한 문의나 특수한 상황에서 부적절한 답변을 보낼 위험이 있습니다.
• 의사결정 위임의 부담: 고객 응대라는 중요한 업무의 의사결정을 AI에게 전적으로 맡기는 것은 부담스러울 수 있습니다.

따라서 완전 자동 응답보다는, "메일 잘 받았습니다. 내용 검토 후 회신드리겠습니다"와 같은 수신 확인 메시지만 자동으로 보내고, 실제 답변은 GEM으로 생성한 초안을 검토한 후 직접 발송하는 방식이 더 안전하고 실용적입니다.

마무리

오늘은 Gmail을 사용하시는 분들을 위해 Gemini의 GEM 기능을 활용하여 메일 작성을 효율화하는 방법을 알아보았습니다.

• 반복 문구 생성용 GEM으로 일반적인 메일 초안을 빠르게 작성하고
• 맞춤형 정보가 담긴 GEM으로 구체적이고 전문적인 메일 본문을 즉시 생성할 수 있습니다.

작업 난이도는 낮지만 실제 업무에서의 활용도는 매우 높습니다. 5분 정도만 투자하여 GEM을 세팅해두면, 매일 반복되는 메일 작성 시간을 크게 단축할 수 있습니다.

아직 시도해보지 않으셨다면, 오늘 바로 GEM을 만들어보시길 권장드립니다. 작은 변화가 큰 생산성 향상으로 이어지는 경험을 하실 수 있을 것입니다.

AI Ground 교육이 제공하는 차별화된 학습 경험

AI Ground 교육 프로그램은 기업 실무에서 생성형 AI 기술을 효과적으로 활용할 수 있는 역량을 기르는 것을 목표로 하고 있습니다. 이론 교육과 함께 실습 위주의 체험식 학습을 강조하는 것이 교육 철학입니다.

• 다양한 생성형 AI 도구를 직접 활용해볼 수 있는 실습 기회 제공
• 기업에서 실제로 마주칠 수 있는 문제 상황을 가정한 프로젝트 수행
• 유료 ChatGPT 계정 대여를 통한 데이터 처리/분석/시각화, 웹 검색, 파일 학습 등 고급 기능 활용 실습

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